SOAL UJIAN 1

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM SUBYEK

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM SUBYEK

A.   Pengertian Sistem Subyek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

B.   Tujuan Pemilhan Sistem Subyek

1.    Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam

2.    Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

3.    Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

C.   Keuntungan Sistem Subyek

Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui dan dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

D.   Kekurangan Sistem Subyek

Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain serta kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

E.   Jenis-Jenis Daftar Klasifikasi Dalam Sistem Subyek

Pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis, yakni daftar klasifikasi subjek standadisasi dan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri.

1.    Daftar Klasifikasi Subjek Standar 

Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di tingkat internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki masalah (subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas.

Misalnya, di nasional arsip suatu Negara. Alasan pemakaian daftar standar penggunaan daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakan sistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat karena setiap instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan terbatas.

Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak digunakan secara internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification); UDC (Universal Decimal Clasification); LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi subjeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam 20 kelas utama. Ketiga jenis klasifikasi itu membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan.

Notasi DDC adalah angka decimal, misalnya untuk Filsafat berkisar antara 100--199. Kelas utama dibagi lagi ke dalam 10 kelas kedua (devisi). Kelas kedua dibagi lagi dalam 10 kelas ketiga (seksi). Misalnya, 600 adalah Ilmu Terapan, 630 adalah Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Pertanian, 631.3 adalah Alat Pertanian, 631,31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah, 631,312 adalah Bajak. Notasi atau nomor klasifikasi untuk menentukan letak bahan di tempat penyimpanan.

Perpustakaan atau arsip nasional yang memiliki koleksi dalam jumlah besar dan mencakup 10 bidang ilmu pengetahuan, niscaya tepat untuk menggunakan sistem subjek DDC atau UDC. Jika 10 kelas utama tersebut masih kurang terperinci, maka bagan LC yang terdiri atas 20 kelas utama dapat digunakan. Untuk arsip kantor pemerintah daerah penggunaan UDC tampaknya tidak cocok karena tiga hal berikut.

(1) Arsip pemerintah daerah hanya mencakup subjek-subjek administrasi negara yang di dalam DDC atau UDC hanya mencakup nomor 350 sehingga nomor yang dipakai akan terdiri atas digit yang banyak.

(2) Notasi UDC sukar digunakan sebagai tanda pengenal arsip dan lokasinya.

(3) Petugas arsip harus memperoleh pendidikan khusus, padahal jumlah petugas arsip relatif banyak.

Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan klasifikasi subjek buatan sendiri. Jika untuk pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan LC bisa digunakan.

2.    Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri

Cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing. Ada beberapa cara membuat daftar subjek.

a.   Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan cara mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima secara satu per satu di dalam satu buku tulis. Daftar itu kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi persyaratan (1) kata benda atau yang dibendakan, (2) sedapat mungkin terdiri atas satu kata, (3) pengertiannya jelas satu masalah atau subjek.

b.   Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi. Fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas maka istilah subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya, Personalia sebagai subjek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan seterusnya.

c.   Daftar subjek dapat diklasifikasi menjadi dua, yaitu (1) daftar subjek murni dan (2) daftar subjek berkode. Contoh, daftar subjek murni adalah buku ensiklopedia (Encyclopaedia Britanica), atau daftar subjek Sears List yang seringkali dipakai di perpustakaan. Daftar subjek berkode, yakni daftar klasifikasi subjek yang dikembangkan oleh DDC, UDC dan LC. Demikian juga untuk daftar subjek klasifikasi buatan sendiri, terdiri atas daftar klasifikasi subjek murni dan daftar klasifikasi subjek berkode.

1) Daftar Klasifikasi Subjek Murni

Daftar subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut urutan abjad. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua cara urutan abjad, yakni urutan abjad kamus dan urutan abjad ensiklopedia.

Urutan abjad kamus adalah urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubunganhubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya. Urutan abjad ensiklopedia adalah urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, yakni setingkat dengan tingkatantingkatan masing-masing kelompok seperti yang biasa digunakan pada susunan eksiklopedia.

2) Daftar Klasifikasi Subjek Berkode

Daftar subjek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek dan untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subjek bersangkutan.

Kegunaan kode yang terakhir lebih ditujukan kepada penggunaan koleksi perpustakaan, rak berdasarkan kode yang ditempelkan pada punggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti Arsip Nasional atau Sentral Arsip suatu instansi, kode memang sangat diperlukan untuk menentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Sementara itu, untuk arsip-arsip di bagian atau unit suatu instansi penyertaan kode pada istilah subjek agaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan dapat menyulitkan petugas dalam mengingat kode untuk mengetahui lokasi arsip. Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah (1) singkat dan  jelas, (2) mudah dipahami dan diingat; (3) mudah dibaca; (4) sederhana dalam penulisan. Ada tiga macam kode yang dapat dipilih, yakni angka, haruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka. 

F.   Pengertian Indeks Relative

Indeks Relatif Untuk membantu mencari notasi suatu subjek dalam klasifikasi, DDC menyediakan Indek Relatif Pada indeks relatif ini terdapat sejumlah istilah yang disusun  berabjad. Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang ada dalam  bagan. Pada indeks ini terdaftar juga sinonim untuk suatu istilah dan  juga hubungan-hubungan dengan subjek lainnya. Namun demikian kita tidak boleh menentukan klasifikasi berdasarkan indeks saja. Setelah notasi ditemukan dalam indeks, maka harus diperiksa dalam  bagan atau tabel.

Indeks relatif adalah suatu daftar yang berisi istilah-istilah subjek, baik yang dimuat dalam daftar klasifikasi subjek maupun tidak, yang disusun secara alfabetik yang berguna untuk memberikan petunjuk kepada pemakai yang akan mencari subjek yang ditunjukkan oleh indeks. Indeks tersebut terdapat dalam daftar klasifikasi subjek. Indeks relatif ini sangat membantu terutama bila daftar klasifikasi subjek berisikan istilah subjek yang cukup banyak dan menyulitkan pemakai menggunakannya.

Dengan indeks relatif, pemakai dapat mengetahui istilah subjek atau nomor kode subjek suatu surat yang akan dipakai yang didapat dari daftar klasifikasi subjek untuk pengelompokan surat yang bersangkutan. Indeks relatif mendaftar semua istilah subjek dari berbagai tingkatan, baik subjek utama, subjek kedua, maupun subjek ketiga secara satu-per satu dengan baik istilah dalam daftar subjek maupun tidak. Semua istilah pada indeks relatif menunjuk kepada subjek yang terdapat pada daftar subjek dengan kode klasifikasi.

Prosedur pencarian subjek, pertama petugas menentukan sendiri subjeknya, kemudian mempergunakan indeks relatif untuk mengetahui letak subjek pada daftar subjek. Kemudian memeriksa subjek pada daftar subjek. Dengan demikian petugas menemukan subjek mulai dari subjek utama, kedua, ketiga, dan seterusnya yang akan dipergunakan sebagai label map pada surat yang bersangkutan. Karena ada daftar subjek yang tanpa kode klasifikasi dan ada yang memakai kode klasifikasi, akibatnya ada dua jenis indeks relatif, yakni jenis yang menunjuk kepada istilah subjek, dan yang menunjuk kepada istilah subjek

dengan kode klasifikasi. Sebagai contoh, indeks relatif yang menunjuk kepada subjek yang terdapat pada subjek murni adalah sebagai berikut.

1.   Untuk menemukan arsip yang disimpan dalam sistem subjek diperlukan sarana untuk menemukan kembali (wakil dokumen) arsip yakni kartu indeks. Keterangan cara mengisi kartu indeks.

2.   Kolom titik-titik di sebelah kanan atas kartu indeks diisi kode nama pengirim untuk surat masuk atau nama yang dikirimii surat untuk surat keluar setelah nama-nama tersebut diindeks lebih dahulu.

3.   Kolom caption/judul diisi nama pengirim (untuk surat masuk) atau nama yang kita kirimi surat (untuk surat keluar).

4.   Kolom tanggal: diisi tanggal suratnya.

5.   Kolom nomor: diisi nomor surat bila suratnya dari lembaga/ditujukan untuk lembaga.

6.   Kolom hal: diisi perihal suratnya.

7.   Kolom kode: diisi kode penyimpanan. Misalnya surat masuk perihalnya mengenai penerimaan pegawai maka diberi kode KP.00.2

G. Menggunakan Petunjuk Silang Pada Sistem Subyek

Penunjuk silang pada dasarnya diartikan sebagai alat bantu yang dapat digunakan untuk menemukan satu dokumen melalui nama lain atau kata-kata tangkap (caption) lain yang bukan menerapkan caption yang sudah dipergunakan dalam penyimpanan. Dalam sistem subjek seringkali terjadi satu surat berisikan lebih dari satu perihal. Untuk surat yang demikian diperlukan caption, agar surat tersebut dapat dicari melalui beberapa caption atau pendekatan. Contoh, sepucuk/sebuah surat bobotnya 2 kg yang berisikan dua perihal atau dua masalah yaitu masalah mobil dan sepeda motor. Contoh lain, sepucuk surat berisikan dua perihal atau masalah, yakni masalah mobil dan masalah motor.

Untuk menghemat biaya fotokopi, petugas tidak perlu memfotokopi surat tersebut, tetapi cukup menggantinya dengan selembar kertas berukuran setengah folio yang berisikan petunjuk untuk menemukan surat yang bersangkutan. Lembar tersebut disebut lembar petunjuk silang (cross-reference sheet).

Dalam sistem subjek, maka isi penunjuk silang adalah dari subjek kedua menunjuk ke subjek pertama karena surat berada pada map yang labelnya adalah subjek pertama. Karena menunjuk langsung ke lembar suratnya, pada lembar penunjuk silang perlu diisikan data yang bersangkutan. Misalnya nama pengirim, nomor surat, tanggal surat dan lain-lain identitas, dan lain-lain identitas serta ringkasan.

H.  Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasar Sistem Subyek

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut:

1.     Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut. Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat  bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

2.   Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

3.   Mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil

4.    Menyortir

Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan  petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.Sortir ini penting untuk surat-surat yang  banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

5.       Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. Contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu. Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

Daftar Pustaka

 Rasbina, Atania. 2010. “ Manajemen Arsip Berita Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara”. Skripsi. Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Sastra., Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara. 

Hasugian, Jonner. 2003. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.e-bookspdf.org. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumartini. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.bapersip.go.id. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata WarkatI. Yogyakarta. Gajah Mada University Press.    

PENYIMPANAN ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP

A.   PENGERTIAN PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan.

Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem".

B.   TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

Memelihara arsip dengan baik. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik. Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan).

C.   SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

System Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang, Nama perusahaan atau organisasi, Nama tempat atau daerah, Nama benda atau barang. Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai). Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2.      Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.

Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

3.      Sistem Nomor

a.    Sistem nomor, sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah Filling cabinet, Guide, Folder.

b.    Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendali dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor, pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama, pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberian kode surat, sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

Cara penyimpanan surat yaitu surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya, memberi kode surat, mencatat surat kedalam kartu kendali, mencatat surat pada kartu indeks, menyimpan surat, menyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan, dan yang terakhir menyimpan kartu kendali

c.    Sistem nomor menurut Terminal Digit. Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah  perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet dan kartu kendali. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

1)    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

2)    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

3)    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder. Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

d.    Sistem Nomor Middle Digit. Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

e.     Sistem nomor Soundex (phonetic system). Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4.      Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

5.      Sistem Tanggal (Chronologis).

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet dan guide buah, .

Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci). Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide). Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder). Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yait: muenetapkan kode surat sebelum disimpan, mencatat surat pada kartu kendali, dan terakhir enyimpan surat.

D.   PERALATAN MENYIMPAN ARSIP

1.    Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

2.    Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

3.    Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

4.    Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guuide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

5.    Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

6.    Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak berderet ke samping).

7.    Rak Arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah

8.    Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

9.    Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. File yang dapat dilihat (Visible reference record file). Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

E.    LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP

Menurut Amsyah (2000:64), langkah-langkah penyimpanan arsip terdiri dari:

1.    Memeriksa. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

2.    Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap (caption)  lainnya surat akan disimpan.

3.    Memberi tanda, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

4.    Menyortir, yaitu mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke penyimpanan.

5.    Menyimpan, yaitu menyimpan arsip sebaiknya pada tempat yang sudah disediakan khusus untuk arsip-arsip agar mudah dicari dan tidak kelihatan menumpuk.

F.    TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP

Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:

1.    Unit Pengolah. Sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.

2.    Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.

3.    Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.

Daftar Pustaka

Rasbina, Atania. 2010. “ Manajemen Arsip Berita Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara”. Skripsi. Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Sastra., Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara.

Hasugian, Jonner. 2003. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.e-bookspdf.org. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumartini. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.bapersip.go.id. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH.

Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH.

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata WarkatI. Yogyakarta. Gajah Mada University Press.

ARSIP DAN KEARSIPAN

ARSIP DAN KEARSIPAN

A. Pengertian Arsip 

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berartipermulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yangberarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusankeputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas. 

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. 

Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. 

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara danBadan badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. 

Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971). 

Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip). Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. 

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat. 

B. PENGERTIAN KEARSIPAN 

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).  

Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 

Menurut Ensiklopedi Administras, Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. 

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. 

C. JENIS ARSIP 

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 

1) Berdasarkan Fungsi. 

 Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. 

 Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

2) Berdasarkan Nilai Guna

 Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

2) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. 

3) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. 

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. 

 Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat atau pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi: 

1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. 

2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. 

3) Berdasarkan sifat 

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : 

 Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. 

 Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum 

4) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya 

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas : 

 Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

 Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. 

  Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. 

5) Berdasarkan keasliannya 

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:  arsip asli,  arsip tembusan,  arsip salinan,  arsip petikan. 

6) Berdasarkan subyeknya 

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. 

7) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. 

8) Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas: 

1) Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. 

2) Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. 

 3) Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb. 

D. NILAI GUNA ARSIP 

1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah: 

a. Nilai Kegunaan Administrasi Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi. 

b. Nilai Kegunaan Hukum Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum. 

c. Nilai Kegunaan Keuangan Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan. 

d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya. 

e. Nilai Kegunaan Organisasi Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan. 

f. Nilai Kegunaan Sejarah Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau. 

g. Nilai Kegunaan Penelitian Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian. 

h. Nilai Kegunaan Penerangan Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai. 

2. Menurut Ensiklopedia Administrasi 

a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa 

b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses 

c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah 

d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah. 

3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia 

a. Nilai Guna Primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi: 

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip 

2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah 

3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan 

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan. 

b. Nilai Guna Sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi: 

1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya. 

2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.   

Daftar Pustaka 

Rasbina, Atania. 2010. “ Manajemen Arsip Berita Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara”. Skripsi. Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Sastra., Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara. 

Hasugian, Jonner. 2003. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.e-bookspdf.org. Pada tanggal 18 April 2014. 

Sumartini. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.bapersip.go.id. Pada tanggal 18 April 2014. 

Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata WarkatI. Yogyakarta. Gajah Mada University Press.