PENYIMPANAN ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP

A.   PENGERTIAN PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip  di tempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip. Yang dimaksud format arsip yaitu rupa, wujud, bentuk dan media arsip. Format arsip yang berbeda perlu disimpan dengan sistem yang berbeda.

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan.

Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem".

B.   TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisien mungkin; dan dapat terlindungi, tahan lama dan mudah diakses atau ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha dan kebutuhan akuntabilitas serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna.

Memelihara arsip dengan baik. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik. Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan).

C.   SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

System Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang, Nama perusahaan atau organisasi, Nama tempat atau daerah, Nama benda atau barang. Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai). Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2.      Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.

Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5. Menyimpan kartu kendali.

3.      Sistem Nomor

a.    Sistem nomor, sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah Filling cabinet, Guide, Folder.

b.    Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendali dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor, pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama, pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberian kode surat, sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

Cara penyimpanan surat yaitu surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya, memberi kode surat, mencatat surat kedalam kartu kendali, mencatat surat pada kartu indeks, menyimpan surat, menyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan, dan yang terakhir menyimpan kartu kendali

c.    Sistem nomor menurut Terminal Digit. Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah  perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet dan kartu kendali. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

1)    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

2)    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

3)    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder. Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

d.    Sistem Nomor Middle Digit. Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

e.     Sistem nomor Soundex (phonetic system). Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4.      Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

5.      Sistem Tanggal (Chronologis).

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet dan guide buah, .

Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci). Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide). Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder). Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat, yait: muenetapkan kode surat sebelum disimpan, mencatat surat pada kartu kendali, dan terakhir enyimpan surat.

D.   PERALATAN MENYIMPAN ARSIP

1.    Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

2.    Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

3.    Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

4.    Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guuide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

5.    Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

6.    Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak berderet ke samping).

7.    Rak Arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah

8.    Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

9.    Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. File yang dapat dilihat (Visible reference record file). Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

E.    LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP

Menurut Amsyah (2000:64), langkah-langkah penyimpanan arsip terdiri dari:

1.    Memeriksa. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

2.    Mengindeks, yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap (caption)  lainnya surat akan disimpan.

3.    Memberi tanda, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

4.    Menyortir, yaitu mengelompokkan surat-surat untuk persiapan ke penyimpanan.

5.    Menyimpan, yaitu menyimpan arsip sebaiknya pada tempat yang sudah disediakan khusus untuk arsip-arsip agar mudah dicari dan tidak kelihatan menumpuk.

F.    TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP

Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:

1.    Unit Pengolah. Sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.

2.    Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.

3.    Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.

Daftar Pustaka

Rasbina, Atania. 2010. “ Manajemen Arsip Berita Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara”. Skripsi. Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Sastra., Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara.

Hasugian, Jonner. 2003. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.e-bookspdf.org. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumartini. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.bapersip.go.id. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH.

Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH.

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata WarkatI. Yogyakarta. Gajah Mada University Press.