SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM SUBYEK

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM SUBYEK

A.   Pengertian Sistem Subyek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

B.   Tujuan Pemilhan Sistem Subyek

1.    Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam

2.    Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

3.    Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

C.   Keuntungan Sistem Subyek

Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui dan dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

D.   Kekurangan Sistem Subyek

Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain serta kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

E.   Jenis-Jenis Daftar Klasifikasi Dalam Sistem Subyek

Pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis, yakni daftar klasifikasi subjek standadisasi dan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri.

1.    Daftar Klasifikasi Subjek Standar 

Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di tingkat internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki masalah (subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas.

Misalnya, di nasional arsip suatu Negara. Alasan pemakaian daftar standar penggunaan daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakan sistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat karena setiap instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan terbatas.

Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak digunakan secara internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification); UDC (Universal Decimal Clasification); LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi subjeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam 20 kelas utama. Ketiga jenis klasifikasi itu membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan.

Notasi DDC adalah angka decimal, misalnya untuk Filsafat berkisar antara 100--199. Kelas utama dibagi lagi ke dalam 10 kelas kedua (devisi). Kelas kedua dibagi lagi dalam 10 kelas ketiga (seksi). Misalnya, 600 adalah Ilmu Terapan, 630 adalah Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Pertanian, 631.3 adalah Alat Pertanian, 631,31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah, 631,312 adalah Bajak. Notasi atau nomor klasifikasi untuk menentukan letak bahan di tempat penyimpanan.

Perpustakaan atau arsip nasional yang memiliki koleksi dalam jumlah besar dan mencakup 10 bidang ilmu pengetahuan, niscaya tepat untuk menggunakan sistem subjek DDC atau UDC. Jika 10 kelas utama tersebut masih kurang terperinci, maka bagan LC yang terdiri atas 20 kelas utama dapat digunakan. Untuk arsip kantor pemerintah daerah penggunaan UDC tampaknya tidak cocok karena tiga hal berikut.

(1) Arsip pemerintah daerah hanya mencakup subjek-subjek administrasi negara yang di dalam DDC atau UDC hanya mencakup nomor 350 sehingga nomor yang dipakai akan terdiri atas digit yang banyak.

(2) Notasi UDC sukar digunakan sebagai tanda pengenal arsip dan lokasinya.

(3) Petugas arsip harus memperoleh pendidikan khusus, padahal jumlah petugas arsip relatif banyak.

Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan klasifikasi subjek buatan sendiri. Jika untuk pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan LC bisa digunakan.

2.    Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri

Cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing. Ada beberapa cara membuat daftar subjek.

a.   Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan cara mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima secara satu per satu di dalam satu buku tulis. Daftar itu kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi persyaratan (1) kata benda atau yang dibendakan, (2) sedapat mungkin terdiri atas satu kata, (3) pengertiannya jelas satu masalah atau subjek.

b.   Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi. Fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas maka istilah subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya, Personalia sebagai subjek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan seterusnya.

c.   Daftar subjek dapat diklasifikasi menjadi dua, yaitu (1) daftar subjek murni dan (2) daftar subjek berkode. Contoh, daftar subjek murni adalah buku ensiklopedia (Encyclopaedia Britanica), atau daftar subjek Sears List yang seringkali dipakai di perpustakaan. Daftar subjek berkode, yakni daftar klasifikasi subjek yang dikembangkan oleh DDC, UDC dan LC. Demikian juga untuk daftar subjek klasifikasi buatan sendiri, terdiri atas daftar klasifikasi subjek murni dan daftar klasifikasi subjek berkode.

1) Daftar Klasifikasi Subjek Murni

Daftar subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut urutan abjad. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua cara urutan abjad, yakni urutan abjad kamus dan urutan abjad ensiklopedia.

Urutan abjad kamus adalah urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubunganhubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya. Urutan abjad ensiklopedia adalah urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, yakni setingkat dengan tingkatantingkatan masing-masing kelompok seperti yang biasa digunakan pada susunan eksiklopedia.

2) Daftar Klasifikasi Subjek Berkode

Daftar subjek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek dan untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subjek bersangkutan.

Kegunaan kode yang terakhir lebih ditujukan kepada penggunaan koleksi perpustakaan, rak berdasarkan kode yang ditempelkan pada punggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti Arsip Nasional atau Sentral Arsip suatu instansi, kode memang sangat diperlukan untuk menentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Sementara itu, untuk arsip-arsip di bagian atau unit suatu instansi penyertaan kode pada istilah subjek agaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan dapat menyulitkan petugas dalam mengingat kode untuk mengetahui lokasi arsip. Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah (1) singkat dan  jelas, (2) mudah dipahami dan diingat; (3) mudah dibaca; (4) sederhana dalam penulisan. Ada tiga macam kode yang dapat dipilih, yakni angka, haruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka. 

F.   Pengertian Indeks Relative

Indeks Relatif Untuk membantu mencari notasi suatu subjek dalam klasifikasi, DDC menyediakan Indek Relatif Pada indeks relatif ini terdapat sejumlah istilah yang disusun  berabjad. Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang ada dalam  bagan. Pada indeks ini terdaftar juga sinonim untuk suatu istilah dan  juga hubungan-hubungan dengan subjek lainnya. Namun demikian kita tidak boleh menentukan klasifikasi berdasarkan indeks saja. Setelah notasi ditemukan dalam indeks, maka harus diperiksa dalam  bagan atau tabel.

Indeks relatif adalah suatu daftar yang berisi istilah-istilah subjek, baik yang dimuat dalam daftar klasifikasi subjek maupun tidak, yang disusun secara alfabetik yang berguna untuk memberikan petunjuk kepada pemakai yang akan mencari subjek yang ditunjukkan oleh indeks. Indeks tersebut terdapat dalam daftar klasifikasi subjek. Indeks relatif ini sangat membantu terutama bila daftar klasifikasi subjek berisikan istilah subjek yang cukup banyak dan menyulitkan pemakai menggunakannya.

Dengan indeks relatif, pemakai dapat mengetahui istilah subjek atau nomor kode subjek suatu surat yang akan dipakai yang didapat dari daftar klasifikasi subjek untuk pengelompokan surat yang bersangkutan. Indeks relatif mendaftar semua istilah subjek dari berbagai tingkatan, baik subjek utama, subjek kedua, maupun subjek ketiga secara satu-per satu dengan baik istilah dalam daftar subjek maupun tidak. Semua istilah pada indeks relatif menunjuk kepada subjek yang terdapat pada daftar subjek dengan kode klasifikasi.

Prosedur pencarian subjek, pertama petugas menentukan sendiri subjeknya, kemudian mempergunakan indeks relatif untuk mengetahui letak subjek pada daftar subjek. Kemudian memeriksa subjek pada daftar subjek. Dengan demikian petugas menemukan subjek mulai dari subjek utama, kedua, ketiga, dan seterusnya yang akan dipergunakan sebagai label map pada surat yang bersangkutan. Karena ada daftar subjek yang tanpa kode klasifikasi dan ada yang memakai kode klasifikasi, akibatnya ada dua jenis indeks relatif, yakni jenis yang menunjuk kepada istilah subjek, dan yang menunjuk kepada istilah subjek

dengan kode klasifikasi. Sebagai contoh, indeks relatif yang menunjuk kepada subjek yang terdapat pada subjek murni adalah sebagai berikut.

1.   Untuk menemukan arsip yang disimpan dalam sistem subjek diperlukan sarana untuk menemukan kembali (wakil dokumen) arsip yakni kartu indeks. Keterangan cara mengisi kartu indeks.

2.   Kolom titik-titik di sebelah kanan atas kartu indeks diisi kode nama pengirim untuk surat masuk atau nama yang dikirimii surat untuk surat keluar setelah nama-nama tersebut diindeks lebih dahulu.

3.   Kolom caption/judul diisi nama pengirim (untuk surat masuk) atau nama yang kita kirimi surat (untuk surat keluar).

4.   Kolom tanggal: diisi tanggal suratnya.

5.   Kolom nomor: diisi nomor surat bila suratnya dari lembaga/ditujukan untuk lembaga.

6.   Kolom hal: diisi perihal suratnya.

7.   Kolom kode: diisi kode penyimpanan. Misalnya surat masuk perihalnya mengenai penerimaan pegawai maka diberi kode KP.00.2

G. Menggunakan Petunjuk Silang Pada Sistem Subyek

Penunjuk silang pada dasarnya diartikan sebagai alat bantu yang dapat digunakan untuk menemukan satu dokumen melalui nama lain atau kata-kata tangkap (caption) lain yang bukan menerapkan caption yang sudah dipergunakan dalam penyimpanan. Dalam sistem subjek seringkali terjadi satu surat berisikan lebih dari satu perihal. Untuk surat yang demikian diperlukan caption, agar surat tersebut dapat dicari melalui beberapa caption atau pendekatan. Contoh, sepucuk/sebuah surat bobotnya 2 kg yang berisikan dua perihal atau dua masalah yaitu masalah mobil dan sepeda motor. Contoh lain, sepucuk surat berisikan dua perihal atau masalah, yakni masalah mobil dan masalah motor.

Untuk menghemat biaya fotokopi, petugas tidak perlu memfotokopi surat tersebut, tetapi cukup menggantinya dengan selembar kertas berukuran setengah folio yang berisikan petunjuk untuk menemukan surat yang bersangkutan. Lembar tersebut disebut lembar petunjuk silang (cross-reference sheet).

Dalam sistem subjek, maka isi penunjuk silang adalah dari subjek kedua menunjuk ke subjek pertama karena surat berada pada map yang labelnya adalah subjek pertama. Karena menunjuk langsung ke lembar suratnya, pada lembar penunjuk silang perlu diisikan data yang bersangkutan. Misalnya nama pengirim, nomor surat, tanggal surat dan lain-lain identitas, dan lain-lain identitas serta ringkasan.

H.  Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasar Sistem Subyek

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut:

1.     Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut. Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat  bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

2.   Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

3.   Mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil

4.    Menyortir

Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan  petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.Sortir ini penting untuk surat-surat yang  banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

5.       Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. Contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu. Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

Daftar Pustaka

 Rasbina, Atania. 2010. “ Manajemen Arsip Berita Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara”. Skripsi. Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Sastra., Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara. 

Hasugian, Jonner. 2003. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.e-bookspdf.org. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumartini. “Pengantar Kearsipan”. Diakses dari http://www.bapersip.go.id. Pada tanggal 18 April 2014.

Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 PENGASIH. 

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata WarkatI. Yogyakarta. Gajah Mada University Press.